Главная 16 Ваш юрист 16 Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования

Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

  1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
  2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
  3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
  4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
  5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
  6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.



Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

  • О премировании;
  • О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
  • Об объявлении взыскания;
  • О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
  • Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
  • Об утверждении или изменении штатного расписания;
  • О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

 Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.



Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

  1. Длительные;
  2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.



Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению      

  1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
  2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
  3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
  4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
  5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.



Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений        

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

  • нумеруются;
  • прошнуровываются насквозь всего журнала;
  • их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
  • сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
  • постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу основные требования



Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».



Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Образец журнала регистрации по личному составу

Дата приказа Номер приказа Вид приказа ФИО работника Табельный номер Основание
1 01.01.2015 1-лс (или 1-к) Прием Иванникова Светлана Игоревна 0001 Трудовой договор №1 от 0.01.2015 г.
2

Несколько практических советов:

  1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
  2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
  3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Наследование по завещанию: порядок и особенности процедуры

Наследование по завещанию: кратко о том, что нужно знать Как осуществляется наследование по завещанию, условия его действительности, какой порядок и особенности процедуры предусмотрены законодательством? Кто может претендовать на наследство, какие ...

Как оформить отказ от наследства в России: право и способы

Бывает, что наследники любой ценой стараются заполучить свою долю, прибегая к не самым лучшим средствам. Но иногда случается и обратная ситуация – имущество наследнику не нужно и он, не важно ...

Как получить право собственности на дом

Как получить право собственности на дом Мне в организации, где я работаю выделили зем. участок под индивид. жил. строительство. Я построила там дом и живу в нем уже несколько лет, ...

Закон по защите прав потребителей

Закон по защите прав потребителей — как вернуть ботинки с браком Здравствуйте! Я купила женские ботинки, одела два раза и получилось деформация кожи. Можно ли сдать обувь в магазин? Здравствуйте. ...

Негосударственный пенсионный фонд (НПФ) — что это

Негосударственный пенсионный фонд Негосударственный пенсионный фонд – альтернатива традиционной пенсионной системы, функционирующая с 2004 года. Это некоммерческая организация, созданная для размещения накопительной части пенсии и распоряжения ей, выполняющая функцию социального ...

Как составить завещание на квартиру, чтобы его не оспорили?

Образец грамотно составленного завещания Несомненно, каждый человек вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом. Но обычное составление завещания не дает гарантии, что собственность окажется в руках именно того наследника, который указан в ...

Испытательный срок — что он означает

Испытательный срок В трудовых правоотношениях применяется понятие испытательный срок. Это промежуток времени до трех месяцев, на протяжении которого работник выполняет трудовые функции на платной основе с целью проверки соответствия должности, ...

Почётный донор России — кто это, как получить звание

Почётный донор Почетный донор России – специальное звание за особые заслуги для лиц, которые безвозмездно на регулярной основе сдают кровь или плазму. Статус подтверждается значком и дает своим обладателям право ...

Образец заполнения табеля учета рабочего времени нюансы заполнения

В каждом предприятии независимо от его рода деятельности и количества трудящихся должен вестись табель учета рабочего времени, в этом внутреннем документе должны в полной мере отражаться как явки и отработки ...

Как узнать кадастровую стоимость объекта недвижимости по адресу

Как узнать кадастровую стоимость объекта недвижимости по адресу Данный термин, подразумевает цену помещения, определенную государством после специальной процедуры. Если стоимость точно не определена, то она будет приближена к средним рыночным ...

Новостройки будут подключены к — умной — системе передачи показаний

В квартирах будут ставить «умные» счетчики Умный счетчик в каждый дом — видимо именно под таким слоганом россияне начнут жить с 2019 года. Приборы с функцией дистанционной передачи должны помочь ...

Претензия на возврат товара: как оформить правильно

Претензия на возврат товара: когда составляется претензия и как правильно ее написать Как правильно составить претензию на возврат товара ненадлежащего качества? Правила оформления заявления, образец заполнения. Какие данные указываются в ...

Какой срок рассмотрения жалобы в прокуратуре, как он определяется

Срок рассмотрения жалобы в прокуратуре: общий, сокращенный и отдельный порядок Территориальные работники прокуратуры при обработке полученных в установленном порядке первичных жалоб от граждан РФ, а также нерезидентов и должностных лиц ...

Сколько стоит вступить в наследство

Сколько стоит вступить в наследство: расходы на принятие имущества Из чего состоят расходы на принятие имущества по наследству. Размер госпошлины. Кто обязан оплачивать и в какие сроки. Какая категории лиц ...

СНИЛС — что это за документ, для чего он нужен

СНИЛС: что это за документ и для чего он нужен, кому выдается В России с 2002 г. пенсия граждан, достигших определенного возраста, формируется по программе обязательного пенсионного страхования. Будущие денежные ...

Сберегательный сертификат Сбербанка для пенсионеров в 2017 году, какие проценты?

Для пенсионеров существует много различных инструментов для сохранения трудовых сбережений. В 2016 году чаще всего этими инструментами являются вклады и депозиты. Но всё больше предлагается такой способ сохранения денег, как ...

Рейтинг@Mail.ru