Главная 16 Образцы документов 16 Типовая номенклатура дел для организации — образец

Типовая номенклатура дел для организации — образец

Типовая номенклатура дел для организации — образец

Что такое номенклатура дел?

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.
  2. Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
  3. Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.

Дело в документообороте

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело». В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию.

Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками. При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту.

Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок.

Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура.




После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет.

Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
  2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
  3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
  4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.




Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

О admin

x

Check Also

Форма ЕНВД-1 — образец заполнения заявления

Форма ЕНВД-1 — образец заполнения заявления Для чего нужно заявление ЕНВД-1? Документ ЕНВД-1 используется хозяйствующими субъектами в статусе юрлиц для постановки на учет в ФНС в качестве плательщика ЕНВД. С ...

Форма акта сдачи-приемки выполненных работ 2016-2017 — образец, скачать бланк

Форма акта сдачи-приемки выполненных работ 2016-2017 — образец, скачать бланк Образец акта выполненных работ легко можно найти на многих сетевых ресурсах. Однако это не самый простой для составления документ, поэтому, ...

Форма 7-травматизм — образец заполнения для статистики

Форма 7-травматизм — образец заполнения для статистики Кто должен сдавать форму 7-травматизм и каков регламент ее представления? Новая форма отчета, введенная с 2017 года, и порядок ее заполнения утверждены приказом ...

Форма 4-ФСС за 2 квартал — образец заполнения

Форма 4-ФСС за 2 квартал — образец заполнения Отчет 4-ФСС: структура документа и сроки сдачи В составе отчета присутствует несколько таблиц. Отражаются (сейчас и далее — в отчетном периоде): в ...

Форма 2-МП инновация — образец заполнения для статистики

Форма 2-МП инновация — образец заполнения для статистики Форма № 2-МП инновация: кто сдает, где взять бланк и до какой отчетной даты представить Форма № 2-МП «Сведения о технологических инновациях ...

Учетная политика при УСН-доходы — образец

Учетная политика при УСН «доходы» на 2018 год — образец Состав учетной политики Понятие «учетная политика» (УП) содержится в ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и ...

Учетная политика организации при ОСНО — образец

Учетная политика организации при ОСНО на 2018 год — образец Обязательные составные части учетной политики Учетная политика (УП) любого юрлица — документ весьма объемный, поскольку в нем описываются все организационно-методические ...

Устав ТСН — образец

Образец устава ТСН (товарищества собственников недвижимости) в 2018 году ТСН и ТСЖ: правовое регулирование. ООО как учредитель ТСН — возможно ли это на практике? Термин «товарищество собственников недвижимости» (ТСН) появился ...

Устав спортивного клуба — образец

Образец устава для спортивного клуба Устав спортивного клуба: понятие и требования к нему В ст. 2 закона «О некоммерческих …» от 12.01.1996 № 7-ФЗ указывается, что некоммерческие организации создаются в ...

Устав ООО с несколькими учредителями — образец

Устав ООО с несколькими учредителями — образец 2018 года Общие положения об уставе ООО (в том числе с 3 и более учредителями) Основные требования к уставу ООО закреплены в ст. ...

Услуги по вывозу ТБО — нормативная база и образец договора

Какими нормами регулируются услуги по вывозу ТБО? Какими нормами регулируется вывоз мусора в РФ? В соответствии с абз. 20 ст. 1 закона «Об отходах производства и потребления» от 24.06.1998 № ...

Угнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец)

Угнали машину: что делать? (заявление об угоне автомобиля образец) В ситуации, когда угнали машину, что делать? Первый панический вопрос пострадавшего, ответ на который мы сегодня попытаемся дать. От оперативности и ...

Уведомление об обработке персональных данных — образец

Форма уведомления об обработке персональных данных Уведомление об обработке персональных данных — это документ, который необходимо направить организации или ИП в Роскомнадзор при начале работе с личными данными граждан. О ...

Уведомление о проведении собрания участников ООО — образец

Уведомление о проведении собрания участников ООО — образец Когда требуется составление уведомления о внеочередном собрании? Перечень ситуаций, при которых может потребоваться направление уведомления о проведении собрания участников ООО, достаточно широк: ...

Уведомление о прибытии иностранного гражданина — образец

Уведомление о прибытии иностранного гражданина — образец Уведомление о прибытии иностранного гражданина — неотъемлемая часть процедуры учета для иностранца или апатрида. Без уведомления о прибытии иностранного гражданина не учтут в ...

Уведомление о двойном гражданстве ФМС: форма, образец, скачать бланк

Уведомление о двойном гражданстве ФМС: форма, образец, скачать бланк Уведомление о двойном гражданстве – это обязанность гражданина, неисполнение или ненадлежащее исполнение которой может спровоцировать привлечение к ответственности. Данная статья поможет ...

Рейтинг@Mail.ru